本連載が大幅加筆して単行本『ハーバードでも通用した研究者の英語術』になりました！

第５回　英文メールの書き方②
～具体的な英文メール・ライティングの技術

伝わる英文メール・ライティングのトレーニング

メールを受け取った人の典型的な行動パターンは，まず誰から来たのか「送信者名」と「件名」からそのメールを「今すぐ開く」，「今日開く」，「いつの日か開く」，「開かない」のどれかにプライオリティーを瞬時に設定します．そして，開いた後は，全体の印象と最初の数行を読んで，そのまま読み進むかどうか判断します．したがってあなたがメールに託したメッセージが伝わるかどうかは：

「送信者」：あなたが誰であるか．あなたが上司であれば部下は少なくともあなたのメールを開きはするでしょう．
「件名」：開いてもらえるために，「件名」欄の書き方は一工夫が必要です
本文の最初の数行に重要なメッセージが書かれているかどうか

にかかっていると考えられます．ここでは，重要なメッセージ，つまりこのメールの目的は何かを書いたセンテンスを，本文のできるだけ最初にもってくる英文メール・ライティングを例を用いて解説します．まず次の岡田さんからミラー教授へのメールの文面を見てください．

岡田さんのメール：悪い例，丁寧だが，挨拶・前置きが長い．このメールの目的はどこに書かれている？

Dear Dr. Miller,

It was a pleasure meeting you at the Immunology conference in Boston. This was my first visit to the city and I appreciate the sightseeing suggestions you made. I particularly enjoyed walking through Charlestown as well as the Freedom Walk. And the Duck Tour was quite enjoyable as well. I found your presentation at the conference quite fascinating and very close to my own interests. I have already done some work exploring how signaling through toll-like receptors results in the activation of macrophages and in the induction of gene expression. Reading the literature I see that other groups have successfully examined gene expression profiles using total RNA and microarray technology to identify various important microphage-signaling pathways in response to dsRNA and lipopolysaccharide. In my opinion, although this is clearly where the future of this line of research lies, it remains only partially explored. There is still much work to be done and I would like to explore this line of research under your direction. Thus, I would like to formally apply for a postdoctoral position at your laboratory. Please let me know what application materials I should provide for your consideration. Thank you.

Sincerely,

Hitoshi Okada

非常に丁寧な日本語の手紙をそのまま英訳したようなメールです．ボストンの学会で話しができたことのお礼と挨拶から始まり，自分の仕事の近況をつらつらと報告し（この時点では，このメールがただの近況報告なのか，目的が読者にはわからない），そして最後から一つ手前の文章“Thus, I would like to formally apply for a post-doctoral position　at your laboratory.”になって初めて，このメールの目的がジョブ・アプリケーションであることがわかります．このままでは，単なる挨拶のメールと勘違いされ，メールの最後に添付したあなたのCVにも気づかれない可能性すらあります．

岡田さんのメール：推敲例１，トピック・センテンスを最初に

Dear Dr. Miller,

I would like to formally apply for a postdoctoral position in your lab. It was a pleasure meeting you at the Immunology conference in Boston. I found your presentation at the conference quite fascinating and very close to my own interests. I have already done some work exploring how signaling through toll-like receptors results in the activation of macrophages and in the induction of gene expression. Reading the literature I see that other groups have successfully examined gene expression profiles using total RNA and microarray technology to identify various important microphage-signaling pathways in response to dsRNA and lipopolysaccharide. I would like to explore this line of research under your direction. Thank you again for speaking with me in Boston. This was my first visit to the city and I appreciate the sightseeing suggestions you made. Please let me know what application materials I should provide for your consideration. Thank you.

Sincerely,

Dr. Hitoshi Okada

推敲例１：英文のビジネス・メールでは（とくに米国の場合は，カジュアルで機能的なコミュニケーション・スタイルが好まれるので），日本語でのビジネス・メールにくらべ，前置きや挨拶をできる限り短くして，なるべく早く本題に入るのが原則です．そこで，まずメールの目的がジョブ・アプリケーションとわかるように“I would like　to　formally apply for a post-doctoral position at your laboratory.”を一番最初に持ってきて推敲例１のように書き直してみます．トピック・センテンスを最初に持ってくることにより，言いたいことは明確に伝わるようになりました．しかし，全体がひとつのパラグラフで読みにくく，意味が取りづらいをいう難点があります．また，余白の少ないメールは取っつきにくく，読みたい気持ちになりにくいものです．

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プロフィール

島岡　要（Motomu Shimaoka）: 大阪大学卒業後10年余り麻酔・集中治療部医師として敗血症の治療に従事．Harvard大学への留学を期に，非常に迷った末に臨床医より基礎研究者に転身．Mid-life Crisisと厄年の影響をうけて，Harvard Extension Schoolで研究者のキャリアパスについて学ぶ．現在はPIとしてNIHよりグラントを得て独立したラボを運営する．専門は細胞接着と炎症．; ブログ：「ハーバード大学医学部留学・独立日記」A Roadmap to Professional Scientist; 過去の連載：プロフェッショナル根性論 online supplement material

Photo: Liza Green (Harvard Focus)

ジョー・ムーア（Joseph Moore）: 1999年から2004年までハーバード大学医学部のフォンアンドリアン教授のオフィスマネージャーとして，グラントの編集とポスドクと学生のための論文や申請書の作成と編集に関わる．
現在，フリーのライター兼エディターとして，International Piano and Classic Record Review等にクラシック音楽に関する記事の執筆，サイエンスの分野ではグラント申請，論文作成，プレゼンテーションの英文校正や編集を行っている．; ウェブサイト：http://www.bandoneoneditingservices.com/